Ny teknologi gør lønsystemer overflødige

For de fleste virksomheder er den rutinemæssige afvikling af løn ikke en kerneproces i det daglige – lige indtil lønnen ikke bliver udbetalt til tiden, eller der er andre fejl i lønnen – for SÅ bliver det pludselig en kerneprocess. Problemer og fejl i lønudbetalingen har negativ indflydelse på virksomheden og dens medarbejdere.

Den risiko nedbringer stadig flere virksomheder med cloudbaserede templateløsninger tilpasset virksomhedens behov, hvor leverandøren tager ansvaret for rettidighed og korrekthed i forhold til lovgivningsmæssige ændringer og nye overenskomster.

Leverandør sørger for lovopdatering

”Vi går fra en situation, hvor virksomheder med deres gamle ”on premise” løsninger, som ofte er hostede eller placeret på lokale servere i kælderen, selv har ansvar for at implementere opdateringer, til en ny tid, hvor lov- og overenskomstmæssige justeringer sker automatisk. På den måde skal virksomhedens IT-folk ikke længere følge op på en ny ferielov eller justering af skattefri kilometergodtgørelse fra 2,48 til 2,54 pr. kørte kilometer.”

Det forklarer Mads Eske Jessen, partner i SAP-huset 2BM, som implementerer og drifter cloudbaserede lønsystemer, hvoraf KMD Payroll Cloud er den mest udbredte i dansk erhvervsliv lige nu.

Et beskyttet cloudmiljø

Udviklingen sker i takt med, at virksomheder generelt lægger flere af deres medarbejdestamdata, deres løn og vilkår i skyen med nye cloudbaserede HR-management systemer.

Det har flere fordele at gå i skyen med sin løn- og HR-systemer.

”Man ligger i et beskyttet cloudmiljø, hvor leverandøren har styr på aktuelle lovændringer og compliance i forhold til GDPR. Der er via templates mulighed for, at virksomheden kan tilpasse løsningen sine egne behov, og leverandørerne sørger for at opdatere lønsystemet med de påkrævede justeringer. Udover en mere effektiv lønadministration, så er der også besparelser på de interne IT-investeringer og beredskab. Samtidig nyder de også godt af tjenestens store rækkevidde. Leverandørens forbedringer for én kunde kommer alle kunder med samme behov til gavn, og den løbende forbedring af systemet er den enkelte kundes sikkerhed for, at lønafviklingen altid er up to date,” siger Mads Eske Jessen.

Skalérbare løsninger

En anden fordel ved cloud- og templatebaserede lønsystemer er, at implementeringen sker markant hurtigere end før.

”Jeg har hjulpet virksomheder på dette område siden 1997, og jeg tror, at implementeringen af mit første SAP-lønsystem tog halvandet år. Det var virkelig stort og kompliceret. Nu er implementeringstiden typisk 3-5 måneder. Kompleksiteten er i princippet den samme, men stordriftsfordele og standarder betyder at tiden og udgiften er meget mindre. Samtidig er løsningerne skalérbare, idet man betaler pr. lønseddel, og det er en hjælp for virksomheder, som enten er i sæsonbetonede brancher eller af andre grunde har behov for at skrue og ned for lønsystemet.”

Færre løneksperter i markedet

Men kompetente lønmedarbejdere og bogholdere, der kan håndtere det cloudbaserede lønsystem, virksomheden har valgt, hænger ikke på træerne nu om dage, og lønafvikling skal overholde bestemte terminer, hvorfor ferie, barsel og sygdom stadig kan være en udfordring.

Derfor får flere virksomheder ekstern assistance, når de står med en udfordring, eller også vælger de en outsourcing-strategi, og placerer det samlede ansvar ved en ekstern partner som varetager deres lønfunktion.

2BM har etableret et servicecenter, hvor lønkonsulenter hjælper 2BM’s SAP-kunder med at drive lønfunktionen, så potentialet udnyttes optimalt, og lønnen afvikles rettidigt og korrekt – det gør vi blandt andet for kunder, der benytter KMD Payroll Cloud.

”Uanset leverandøren af lønsystemet så er lønfunktionen under forandring. Næste generation lønsystem byder på effektivisering, risikominimering og en samlet lønfunktion som en service. En lokal lønfunktion har ikke længere en central betydning i det daglige, og alligevel er den stadig helt afgørende for virksomheders compliance og employer branding,” siger Mads Eske Jessen