Sådan planlægger du kontorpladsen til dit første team

Annonce – sponsoreret indhold.

Et kontor til første medarbejdere skal passe til den måde, I faktisk arbejder på, og ikke til den virksomhed, du drømmer om at have om to år. Som tekstforfatter, konsulent eller bureauejer har du været vant til at sætte dig, hvor der var ro nok. Med en ansat skal én plads pludselig rumme to personers opkald, to personers koncentration og de afstemninger, der opstår, når nogen sidder lige ved siden af. Svaret er derfor at kortlægge, hvad jeres dage består af, vælge en løsning med fleksible vilkår og sikre, at I kan skifte mellem fælles og privat plads, uden at hele virksomheden skal flytte.

Kontor til første medarbejdere: start med arbejdsdagen, ikke kvadratmeterne

De fleste starter i den forkerte ende. De ser på priser, beliggenhed og antal pladser og forsøger bagefter at få deres arbejde til at passe ind. Det er bedre at starte med en helt almindelig dag hos jer. Hvornår ringer kunderne? Hvornår skal der skrives i fordybelse? Hvornår skal I afstemme et udkast, og hvornår kommer der en kunde forbi?

Det ændrer sig, når du bliver arbejdsgiver. Du skal nu tænke på en andens arbejdsdag, ikke kun din egen. En nyansat har brug for sparring i starten, og det kræver, at I kan tale sammen uden at forstyrre andre. Samtidig har vedkommende brug for ro til at sætte sig ind i kundernes tone og opgaver. Som arbejdsgiver har du også ansvar for, at arbejdspladsen er indrettet forsvarligt. Arbejdstilsynet er den myndighed, du skal søge de gældende krav hos, fx om indretning og indeklima. Spørg også din kontorudbyder, hvordan de håndterer de forhold, der er fælles for lejerne.

Der er tre typiske fejl, når små teams vælger kontor:

• De køber til i dag. Der er plads til to, men ikke til den tredje, der er på vej.
• De vælger efter pris pr. plads alene. En billig plads er dyr, hvis opkald og kundemøder ikke kan klares uden at flytte rundt.
• De undervurderer lyd. Det fylder ikke meget i en lejekontrakt, men det fylder meget om tirsdagen kl. 10, når to kunder ringer samtidig.

Når du har kortlagt jeres behov, er det nemmere at sammenligne udbydere. Et sted at få overblik over arbejdspladser og private kontorer er www.flexum.dk, hvor Flexum Coworking på Lyngbyvej 83A i København Ø beskriver både enkeltarbejdspladser og private kontorer til iværksættere og mindre teams. Kontorfællesskabet og mødelokalerne er i øjeblikket under renovering, så tjek det aktuelle udbud og skriv til dem, hvis du vil vide, hvornår lokalerne åbner igen. Brug samtidig lejligheden til at se på de fleksible vilkår uden lange bindinger, for dem får du brug for, når teamet ændrer størrelse.

Sådan kortlægger du pladsbehovet for dit lille team

Kortlægningen behøver ikke være et regneark. Tag et stykke papir og skriv en typisk uge ned. Skriv ikke, hvad du håber, ugen bliver, men hvad den har været de seneste måneder.

Del ugen op i fire typer arbejde

• Koncentreret arbejde: tekster, strategier, konceptoplæg, redigering. Her tæller ro mere end noget andet.
• Samtaler: kundetelefoner, videomøder, onboarding af nye kunder. Her er I selv en lydkilde.
• Korte afstemninger: “Kan du se på overskriften?” eller “Hvilken vinkel vælger vi?” Det er små afbrydelser, men de kommer ofte.
• Samarbejde og møder: workshops, kundemøder, kreative sessioner med tavle og post-its.

Marker for hver type, hvor meget af ugen den fylder, og hvem den involverer. Er det mest dig, der ringer til kunder, mens den nye skriver? Så er behovet et andet, end hvis I begge har kundekontakt.

Se på tre tidspunkter, ikke ét

Beskriv behovet tre gange: i dag, når den første ansættelse er på plads, og når den næste er realistisk. Det handler ikke om at gætte et tal, men om at vide, hvor planen knækker. Ofte knækker den ved lyd eller møder, ikke ved antal pladser.

Husk det praktiske, som ofte glemmes

• Skal alle være der hver dag, eller arbejder nogle hjemmefra? Hybridarbejde ændrer behovet for faste pladser.
• Har I udstyr, der skal blive stående, fx ekstra skærme, et lydsetup eller en printer?
• Håndterer I fortrolige kundeoplysninger eller persondata? Så skal I kunne låse materiale inde og undgå, at skærmen kan ses af andre. Datatilsynet har vejledning om behandling af personoplysninger, hvis du er i tvivl.
• Hvordan kommer teamet til og fra arbejde? En central placering med offentlig transport i nærheden gør det lettere at rekruttere og at få kunder forbi.

Støjniveau og forstyrrelser: det, der afgør, om pladsen virker

Når et content- eller bureauteam siger, at “det ikke fungerer i kontoret”, handler det som regel om lyd. Skriveopgaver kræver, at man kan holde en tanke i længere tid. Det kan man ikke, hvis kollegaen ved siden af holder et kundemøde i telefonen.

Hvorfor opkald forstyrrer mere end baggrundsstøj

Mange kan arbejde ved siden af jævn baggrundslyd. Det, der bryder koncentrationen, er en samtale, hvor du kun hører den ene side. Hjernen forsøger at fylde hullet ud. Det betyder, at selv et roligt team kan have et støjproblem, hvis opkaldene falder uheldigt.

Konkrete greb, der virker i små teams

• Aftal opkaldsregler fra dag ét: Hvor tager man telefonen? Hvor holder man videomøder?
• Brug zoner: en rolig skrivezone og et sted, hvor man må snakke.
• Brug hovedtelefoner med omtanke: de hjælper mod baggrundslyd, men de erstatter ikke en dør, der kan lukkes.
• Saml de små afstemninger: et kort fast møde om dagen sparer mange afbrydelser.
• Vælg kontorets placering efter lyd: et skrivebord ved en gang eller et køkken er sjældent det bedste til fordybelse.

Spørg udbyderen om lyd, før du skriver under

Bed om at se stedet på et tidspunkt, hvor der er aktivitet. Spørg, hvor man må tage opkald, om der er små rum til samtaler, og hvordan lejerne sammen holder en god tone. Et kontor, der ser roligt ud på billederne, kan være højlydt i praksis. Et privat kontor løser problemet ved at give jer en dør, men også her er det værd at spørge til lydisolering mod naboer.

Møderum og kundemøder: skal I kunne tage imod gæster?

Mange tekstforfattere og konsulenter holder størstedelen af deres møder online. Alligevel kommer der situationer, hvor det er afgørende at mødes fysisk: en ny kunde, en større opgave, en workshop eller et kickoff, hvor teamet skal sidde sammen med kunden. Spørgsmålet er ikke, om I har brug for et møderum hver dag, men hvad der sker den dag, I har brug for det.

Tre mødetyper, tre forskellige behov

• Kundemøder (to til fire personer): kræver et pænt, roligt rum, hvor kunden bliver modtaget, og hvor I kan vise materiale på en skærm.
• Workshops: kræver plads til at stå op, bevæge sig og skrive på tavler eller vægge. Her er et lille mødelokale ofte for småt.
• Interne møder: kan ofte holdes ved bordet, hvis der er ro, eller i et lille rum, hvis der ikke er.

Det skal du spørge om

• Hvordan bookes møderum, og kan det gøres med kort varsel?
• Er mødetid inkluderet, eller betaler I særskilt hver gang?
• Kan I låne et større rum til en workshop uden at skulle have det fast?
• Hvordan modtages gæster, og hvor venter de, hvis I er forsinkede?
• Er der skærm, internet og lyd, der virker, uden at I selv skal medbringe udstyr?

Hvis møderum ikke er en del af pakken lige nu

Det er ikke alle steder, der er mødelokaler til rådighed på et givet tidspunkt. Hos Flexum er mødelokalerne i øjeblikket under renovering, så her er det bedst at kontakte dem direkte og høre, hvornår de åbner igen. Imens kan I mødes hos kunden, bruge et eksternt lokale til de få vigtige møder eller vælge en aftale, der giver adgang til lokaler, når de er klar. Det vigtige er, at I har en plan, før kunden står i døren.

Fælles arbejdsplads eller privat kontor: hvornår giver det ene mening?

Dette valg er der mange, der gør sværere, end det er. Begge løsninger kan være rigtige, og de kan afløse hinanden, efterhånden som teamet vokser. Her er forskellene i praksis.

Fælles arbejdsplads (coworking)

En plads i et kontorfællesskab betyder, at du deler rum, køkken og ofte mødefaciliteter med andre virksomheder. Det er typisk den mest fleksible og overskuelige løsning, og den giver adgang til et netværk af andre iværksættere.

• Fordele: lav tærskel, mulighed for at justere antal pladser, socialt miljø og netværk, ingen behov for at indrette selv.
• Ulemper: mindre kontrol over lyd, begrænset mulighed for at lade materiale stå fremme, og kundemøder kræver planlægning.
• Passer til: en stifter og en enkelt medarbejder, der primært skriver og har få, korte opkald. Det passer også til et team, hvor flere arbejder hjemmefra nogle dage.

Privat kontor

Et privat kontor er jeres eget aflåselige rum, ofte i en bygning med andre virksomheder. I får ro og kontrol, og det er lettere at præge rummet, så det passer til jeres arbejde.

• Fordele: lukket dør til opkald og samtaler, plads til faste skærme og materiale, bedre til fortrolige opgaver og til at modtage kunder.
• Ulemper: typisk mindre fleksibelt end en enkelt plads, og I betaler for rummet, også de dage, hvor ingen er der.
• Passer til: teams med mange opkald, faste kundemøder, workshops eller behov for at lade arbejdet stå fremme.

Tommelfingerreglen

Stil dig selv to spørgsmål:

1. Kan vi arbejde hele dagen uden at forstyrre hinanden eller andre, når vi taler i telefon eller holder videomøder?
2. Kan vi undvære at lade materiale, udstyr eller fortrolige dokumenter stå fremme?

Hvis du kan svare ja til begge, er en fælles arbejdsplads et godt udgangspunkt. Svarer du nej til det ene, så se på et privat kontor eller en kombination med et lille rum til opkald. Svarer du nej til begge, så vælg privat kontor fra start. Et ekstra tegn er, hvis I mere end lejlighedsvis modtager kunder eller holder workshops. Så er det private kontor ofte det, der sparer jer for flest kompromiser.

Kombinationen er også en mulighed

Mange mindre teams starter med fælles pladser og skifter til et privat kontor, når der kommer flere ansatte eller flere kundemøder. Det kræver, at udbyderen tilbyder begge dele i samme hus, og at I ikke er bundet til en lang aftale på den første løsning.

Sådan kan I udvide uden at skulle flytte igen

En flytning koster tid, fokus og penge, og den kommer ofte i en travl periode. Derfor er det klogt at vælge et sted, der kan vokse med jer. Det er ikke det samme som at leje mere, end I har brug for. Det handler om at have mulighed for at udvide, når tiden er inde.

Spørgsmål, der afslører, om stedet kan vokse med jer

• Kan vi tilføje en plads eller flere, og hvor hurtigt kan det ske?
• Kan vi skifte fra en fælles plads til et privat kontor i samme bygning?
• Hvad er opsigelsesvarslet, og er der en bindingsperiode? Spørg konkret, ikke kun om “fleksible vilkår”.
• Hvad kræves der i depositum, og hvad sker der med det, hvis vi flytter internt?
• Kan vi beholde vores adresse, selv hvis vi ændrer størrelse eller skifter rum?

Adressen kan fungere som et stabilt holdepunkt

Din firmaadresse er noget, kunder, banker og myndigheder bruger. Hvis nogle i teamet arbejder hjemmefra, eller hvis du endnu ikke har brug for en fysisk plads, kan et virtuelt kontor give jer en professionel adresse uden at binde jer til et lokale. Hos Flexum starter virtuelt kontor og adresseservice fra 165 kr. om måneden, og det inkluderer en adresse på Lyngbyvej 83A i København Ø samt posthåndtering. Det kan bruges til CVR, hjemmeside, fakturaer og kunder, og du undgår at bruge din privatadresse offentligt. Mange bruger det som et første skridt, før de tager en fysisk plads.

Fastsæt på forhånd, hvornår I vil revurdere

Det er lettere at tage beslutningen om mere plads, hvis I har aftalt signalerne på forhånd. Det kunne fx være:

• I må jævnligt flytte rundt for at tage opkald.
• Kundemøder bliver aflyst eller flyttet, fordi der ikke er et passende rum.
• Ny medarbejder har ikke en fast plads, og det går ud over arbejdet.
• Lyd er et tilbagevendende emne på jeres interne møder.

Tjekliste: vurder dit eget behov

Brug listen som udgangspunkt for en samtale med dig selv, din første medarbejder eller en udbyder. Sæt kryds ved det, der passer på jer.

• ☐ Vi har kundetelefoner eller videomøder flere gange om ugen.
• ☐ Vi skriver eller arbejder med opgaver, der kræver længere tids koncentration.
• ☐ Vi har brug for at kunne tale uden at forstyrre andre.
• ☐ Vi modtager kunder eller holder workshops med mere end to personer.
• ☐ Vi har fortrolige oplysninger, som ikke må kunne ses eller høres af andre.
• ☐ Vi har udstyr, der skal blive stående.
• ☐ Nogle i teamet arbejder hjemmefra, og vi skal ikke bruge faste pladser hver dag.
• ☐ Vi forventer at ansætte flere inden for en overskuelig tid.
• ☐ Vi vil helst undgå lange bindinger og store depositummer.
• ☐ Vi vil gerne have et netværk af andre iværksættere omkring os.

Mange kryds ved ro, opkald, kunder og udstyr peger mod et privat kontor. Mange kryds ved fleksibilitet, hybridarbejde, netværk og lav binding peger mod fælles arbejdspladser. Er listen blandet, er en kombination, hvor I kan starte fælles og skifte til privat, ofte det trygge valg.

Plan for næste skridt, når teamet vokser

Du behøver ikke have alle svar på forhånd. Du skal blot have en plan, så beslutninger om kontor ikke bliver et nødopråb, når du allerede har travlt.

1. Skriv jeres typiske uge ned og markér, hvor opkald, skrivning og møder fylder mest.
2. Brug tjeklisten og afgør, om I lander på fælles plads, privat kontor eller en kombination.
3. Tjek det aktuelle udbud hos to eller tre udbydere. Spørg, hvad der kan bookes nu, og hvad der først åbner senere. Hos Flexum er kontorfællesskab og mødelokaler under renovering, så kontakt dem for at høre, hvornår de åbner.
4. Bed om at se stedet på en almindelig arbejdsdag og lyt efter lyd.
5. Forhandl vilkårene: bindingsperiode, opsigelsesvarsel, depositum og mulighed for at tilføje eller skifte plads.
6. Aftal opkaldsregler og mødevaner med din første medarbejder, før I begynder.
7. Fastsæt signaler for revurdering, fx hvis I jævnligt mangler et rum til opkald eller kundemøder.

Når der kommer flere hænder, er pladsen kun en del af udfordringen. Arbejdsgangene skal også kunne bære flere personer. Hvis teamet vokser, fordi I skal producere mere, er det værd at læse, hvorfor dit content-fundament skal være på plads, før du skalerer produktion. Ellers risikerer I, at ekstra kvadratmeter bare giver mere uro.

Ofte stillede spørgsmål

Hvornår giver det mening at have et kontor til første medarbejdere frem for hjemmearbejde?

Det giver mening, når du har brug for et sted, hvor I kan sparre, onboarde og holde kundemøder, og når hjemmet ikke længere kan rumme to personers opkald og koncentration. Mange vælger også kontor, fordi en fælles base gør det lettere at skabe samarbejde og en fælles arbejdskultur. Har I kun få fysiske møder, kan en hybridløsning med en fleksibel plads eller et virtuelt kontor være nok.

Hvor mange kvadratmeter har et lille team brug for?

Der findes ikke et enkelt tal, der passer til alle. Det afhænger af, hvor mange der er der på samme tid, om I har faste opkald, og om I har udstyr eller materialer, der fylder. Start med at kortlægge jeres uge og spørg udbyderen, hvad et typisk team på jeres størrelse bruger. Arbejdstilsynet kan oplyse om de gældende krav til arbejdspladsens indretning, når du har ansatte.

Er coworking nok, når jeg har ansatte?

Ja, det kan det sagtens være, især hvis arbejdet er skrivebaseret, og opkald er få og korte. Det kræver, at I har et sted at tage samtaler, og at I kan håndtere fortrolige oplysninger forsvarligt. Hvis I har mange kundesamtaler, workshops eller materiale, der skal stå fremme, er et privat kontor ofte mere praktisk.

Kan jeg bruge et virtuelt kontor, mens teamet er lille?

Ja. Et virtuelt kontor giver jer en firmaadresse og posthåndtering, uden at I lejer et fysisk lokale. Det passer til teams, der arbejder hjemmefra eller mødes hos kunderne. Når I får brug for en fast plads, kan I tilføje den og beholde adressen. Spørg altid udbyderen, hvordan skiftet foregår, og hvilke vilkår der gælder.

Hvorfor er korte bindinger vigtige for et nyt team?

Fordi I endnu ikke ved, hvordan teamet bliver sammensat, eller hvordan kundeporteføljen ændrer sig. En lang lejekontrakt kan låse jer til et rum, der er for lille eller for stort. Fleksible vilkår uden lange bindinger giver jer mulighed for at justere, uden at det koster mere end nødvendigt. Det er dog altid værd at læse aftalen igennem og få afklaret opsigelsesvarsel og depositum.